Смарт Скул: операционная система для образовательной франшизы

Клиент с сильным брендом и высокой сложностью процессов, для которого автоматизация стала частью стратегии роста

Смарт Скул — сеть частных образовательных учреждений, работающая с 2016 года. Входит в ТОП-20 образовательных франшиз России и занимает первое место по качеству и легитимности по версии Forbes Education.

Данные приведены на момент подготовки кейса, 3 августа 2026 года.

«

Для нашей сети главное — принимать решения на основе данных, а не ощущений. Сейчас мы в реальном времени видим ключевые показатели как по всей сети, так и по каждому филиалу. Это помогает быстро находить точки роста, выявлять отклонения и управлять бизнесом системно.

Наталья Бекутова

Финансовый директор, Смарт Скул

Что изменилось в архитектуре сети

Филиалы по-прежнему работают автономно — но данные больше не живут отдельно друг от друга.

→

Рис. 1. Архитектура сети до и после автоматизации

Приём ребёнка в частную школу — это не продажа. Между первым обращением семьи и договором об образовании стоит диагностика: работа психолога, академическое тестирование, пробные дни, встреча с родителями и коллегиальное решение о зачислении.

Раньше эта работа жила в головах сотрудников, бумажных бланках и личных файлах. Результаты диагностики не сохранялись системно; при повторном обращении семьи всё начиналось с нуля; руководитель не видел, на каком этапе находится ребёнок и почему было принято то или иное решение.

Мы описали процесс целиком — 13 этапов, шесть ролей, все ветвления и исключительные ситуации — и настроили его как отдельный процесс в системе.

Что заложено в архитектуру

• Отдельная сущность, а не стадия сделкиКандидаты не смешиваются с действующими учениками — база «Обучающихся» остаётся чистой.
• Одна анкета вместо двухАнкета нейропсихолога и школьная анкета тестирования объединены в одну цифровую форму с логическими развилками по возрасту и классу.
• Карточка создаётся автоматическиВ момент заполнения анкеты родителем система определяет ответственных по филиалу и ставит задачу психологу.
• Коллегиальное решениеЗаключения психолога и куратора обязательны для перехода дальше, а итоговое решение собирает позиции трёх ролей с обязательным указанием причины.
• Автоматический итоговый отчётРезультаты тестирования, заключения специалистов, решение и рекомендации собираются в одном документе.
• Накопительная историяСканы, заключения и отчёты сохраняются по годам, чтобы при повторном обращении или переводе сотрудники видели полную картину.

Цифровая карточка ученика

Создали отдельную сущность в системе — цифровую карточку ученика. Это решает главный вопрос образовательной организации: где хранить данные ребёнка.

• История сохраняется при переводе между филиалами Семья переехала из одного филиала в другой — все данные на месте.
• Карточка связана с родителями Даже если дети учатся в разных филиалах, — и со всеми сделками и договорами.
• Защита от дублирования Если ученик уже есть в системе, карточка обновляется, а не создаётся заново.
• Родитель заполняет анкету один раз Данные автоматически попадают в карточку родителя и карточку ученика. Администратору не нужно просить документы и переносить их вручную.

Договор об образовании: с часа до десяти минут

Раньше оформление занимало 30–60 минут и требовало отдельной встречи с родителями для подписания. Теперь договор собирается из полей карточки, а родитель подписывает его онлайн, из дома.

Ради чего делался проект

• Полная прозрачность сети Управляющая компания видит количество учеников, их стадии и объём продаж по сети и каждому филиалу без сбора отдельных сводок.
• Прогнозирование продаж и загрузки Воронка показывает количество семей на каждом этапе приёма. Управляющая компания заранее видит, сколько договоров и какая нагрузка на филиалы ожидается в следующем месяце.
• Единая история при переходе между филиалами Семья переехала — сохраняются все кружки, договоры и история оплат. Документы не собирают заново, лояльность не теряется.
• Масштабирование без хаоса Новый филиал подключается за 1–2 дня: инфраструктура готова.

Пять задач, которые пришлось решить до автоматизации

1. Разные бизнес-модели филиалов

   Часть объектов — собственные, часть — франшиза, у каждого свои особенности. Система при этом должна быть единой: построили гибкую архитектуру с разделением прав доступа.

2. Франшизная структура: центр и локальный контур

   Управляющая компания должна видеть всю сеть, филиалы — работать автономно. Настроили двухуровневую систему доступов.

3. Миграция и очистка данных

   Проверили около 9 000 записей: разобрали примерно 4 000 дубликатов контактов и 5 000 незакрытых сделок, накопившихся с 2020 года. В систему перенесли актуальные данные и настроили защиту от дублей.

4. Стандартизация процессов

   Процессы не были формализованы — каждый филиал работал по-своему. Прежде чем автоматизировать, мы провели интервью с администраторами, операционным директором, бухгалтером, психологом и академическим руководством, описали процессы и только затем настраивали систему.

5. Работа с сопротивлением

   Филиалы привыкли к таблицам и не доверяли CRM. Внедряли поэтапно, обучали и показывали пользу на реальных задачах. На старте к работе в системе были готовы 14 филиалов — сейчас подключено 20.

• Воронки5 для филиалов и 7 для управляющей компании: школа, сад, академия, франшиза, мебель, консалтинг, летние клубы.
• Смарт-процесс «Обучающийся»650 цифровых карточек учеников с автосинхронизацией документов на диск.
• Приложение «Кружки и секции»Спроектировано, разработка продолжается.
• Процесс «Диагностика»Регламент, техническое задание и карта из 13 этапов с шестью ролями; настройка завершена.
• Голосовой роботРаспределение звонков по филиалам.
• Телефония и мессенджерыИнтеграция для распределения обращений по филиалам.
• Бизнес-процессы и роботы15 бизнес-процессов и около 50 роботов для сделок, контактов и смарт-процессов.
• Электронная подпись договоровОформление за 10 минут.
• CRM-формыБолее 70 форм на сайте заменены на CRM-формы вместо нестабильной интеграции.
• Виджеты по филиаламОтдельный виджет с мессенджером — обращение сразу попадает в нужный филиал.
• Сквозная аналитикаUTM-метки и аналитика источников заявок.
• Качество данныхЗащита от дублирования контактов и учеников.

Система продолжает развиваться

В ближайшем плане:

• Подключение оставшихся филиалов сети
• Автоматизация оплат Интеграция с банком и автосписания по абонементам.
• Интеграция с 1С для всех филиалов Синхронизация счетов, актов и договоров.
• Приложение «Кружки и секции» Собственная разработка для расписания, посещаемости, аналитики рентабельности направлений и расчёта зарплаты педагогов.
• Запуск процесса для HR Чтобы формировать базу сотрудников и потенциальных сотрудников.

Если вы узнали здесь свою ситуацию

• Франшизным сетям школ, центров, кружков и образовательных учреждений.
• Управляющим компаниям, которым нужно видеть всю сеть в одной системе.
• Организациям, у которых нет единого места для хранения данных учеников, документов и истории обучения.
• Тем, у кого теряются заявки, долго оформляются договоры, а филиалы работают в таблицах.
• Тем, кому нужен учёт кружков, посещаемости и аналитика рентабельности направлений.
• Тем, кто хочет масштабировать сеть без хаоса.