Задачи
Задачи клиента
- Все заявки с форм на сайтах падали в админку сайта и обрабатывались вручную. Менеджерам приходилось ждать выгрузок до двух дней, чтобы понять объём интереса по продукту.
- Внутри команды задачи ставились в Telegram, без возможности дальнейшей координации сроков, ответственных и контроля. Руководство не видело загрузку сотрудников и не могло отследить, что в работе.
- Документооборот вёлся вручную: каждый договор, счёт и акт готовились с нуля, отправлялись вручную и хранились в разных местах
цели
Цели проекта:
- Ускорить и упростить работу с клиентскими заявками, поступающими с нескольких сайтов и направлений, — устранить задержки и дублирование.
- Систематизировать внутреннюю работу команды: внедрить управляемые задачи, распределение ответственности и контроль исполнения.
- Автоматизировать документооборот: избавиться от ручной подготовки договоров, актов, КП и ускорить коммуникацию с клиентами.
- Дополнительно стояла цель — обеспечить прозрачность, возможность делегирования, и создать цифровую основу для масштабирования команды и продаж.
ЭТапы
Что было сделано
Проект шёл по поэтапному плану. Каждый шаг позволял КВР-Групп получить осязаемые улучшения — от скорости обработки заявок до прозрачности задач и документов.
Этап 1: Настройка приёма заявок и каналов коммуникации
Мы разместили CRM-формы на всех сайтах компании [1], что позволило отказаться от ручной выгрузки заявок. Теперь все обращения автоматически попадают в нужную воронку CRM в зависимости от направления продукта. Также мы подключили виджеты [2]для WhatsApp, Telegram, формы обратной связи и корпоративной почты, благодаря чему все входящие сообщения стекаются в одно окно. Это дало возможность моментальнообрабатывать заявки от клиентов и не терять ни одной заявки.
Этап 2: Внедрение CRM-воронок и автоматизации продаж
Мы выстроили 6 воронок продаж под ключевые направления компании: от акселераторов до заказных программ. Для каждой воронки настроены стадии сделок, карточки с нужными полями и автоматизация — уведомления, напоминания, автоответы. После отправки формы клиент сразу получает письмо с приглашением и информацией по продукту. Менеджеры теперь работают в едином пространстве, без дублирования и с отслеживанием стадии сделки.
Этап 3: Перевод командной работы и задач в систему
Мы перевели работу команды в Битрикс24: задачи теперь имеют сроки, ответственных, статусы и связи с проектами. Руководство в любой момент может посмотреть загрузку сотрудников, увидеть просроченные задачи и выгрузить отчёт. Это улучшило дисциплину в команде и дало чёткое понимание — кто над чем работает и где узкие места.
Этап 4: Автоматизация документооборота и аналитики
Одним из ключевых этапов стало внедрение автоматической генерации документов из карточки клиента — договоров, счетов, КП и актов. Документы формируются по шаблонам, подставляются нужные данные и отправляются по почте или ссылкой в мессенджер. Всё хранится централизованно, доступно в формате PDF и Word.
Результаты
Заявки начали поступать в CRM мгновенно — теперь всё видно в режиме реального времени, менеджеры не теряют ни одного обращения. Это позволило ускорить обработку, улучшить клиентский сервис и заложить основу для увеличения объёма продаж.
Внутренняя работа команды стала прозрачной: у руководства появился инструмент для контроля задач, отслеживания просрочек, понимания загрузки сотрудников. Руководители получили отчёты по эффективности в один клик.
Документооборот перестал быть ручной рутиной: вся ключевая документация формируется автоматически — по шаблонам, с подстановкой данных из карточки клиента. Это резко сократило время подготовки, снизило нагрузку на сотрудника, отвечающего за договоры, и позволило обрабатывать больше проектов без потерь в качестве.
100%
заявок — в одной системе, в реальном времени
Из 2 сайтов, мессенджеров, почты и соцсетей — без потерь и ручной обработки
Мария Травянова
Руководитель блока КВР+СПО
— Бесплатные Сайты и CRM.